Sekretesspolicy för lokala hyresgäster

Version: Juli 2022

I samband med uthyrning till lokala hyresgäster kommer Fonden DIS, DIS Stockholm AB, and DIS Properties APS (DIS) I rollen som personuppgiftsansvarig, att hantera och registrera personuppgifter från ovannämnda i Sverige.

1. Kategorier av personuppgifter och syfte

DIS samlar och hanterar följande typer av personuppgifter:

Icke-känsliga kategorier av personlig information såsom: Namn, e-post, kön, födelsedatum, nationalitet, adress, telefonnummer, utbildning, tidigare internationella resor, personligt brev, datum för ansökning, bilder från övervakningskameror och de fall i de fall det blir applicerbart och nödvändigt – en intern ärendelogg.

Om det blir nödvändigt för matchningsprocessen, kan personuppgifter om allvarliga allergier eller särskilda kostbehov komma att hanteras i de fall samtycke från den registrerade finns. Personnummer hanteras baserat på rättslig förpliktelse.

Syftet bakom hanteringen av dessa personuppgifter är följande:

  • I strävan efter att uppnå DIS målbild, som innehåller ett åtagande att arbeta efter värdena mångfald och respekt
  • Att underlätta för att skapa bästa möjliga förhållande mellan student och den lokala hyresgästen som bor med dem
  • För statistisk- och forskningsändamål
  • För att uppfylla tillämplig dataskyddsförordning, samt andra berättigande intressen, tex.
    • Dokumentationskrav
    • Efterlevnad av värdegrund samt rättsliga motiv för att hantera personuppgifter
    • Upprätta, underhålla och testa tekniska och organisationella säkerhetsåtgärder
    • Undersöka och rapportera misstänkta fall av överträdelser i dataskyddsförordningen
    • Hantera eventuella förfrågningar och klagomål från de registrerade
    • Hantera eventuella inspektioner och frågeställningar från tillsynsmyndighet
    • Hantera eventuella dispyter med registrerade samt tredje part

2. Källor

Personuppgifter som samlas in från lokala hyresgäster nämns i nästan alla fall i denna sekretesspolicy. Undantaget är interna ärendeloggar. I de fall en intern ärendelogg blir aktuellt, kan informationen komma direkt från lokala hyresgästen, men också från anställda eller agenter vid DIS. Den rättsliga grunden för denna process är det berättigade intresset för DIS, i enlighet med GDPR artikel 6(1)(f). Det berättigade intresset för DIS att föra register över detta, är för att vidhålla kvalitet och kontinuitet och för att kunna uppfylla det avtal DIS ingått med lokala hyresgästen och de DIS-studenter som bor med den lokala hyresgästen. Foton från säkerhetskameror vid DIS byggnader hanteras också baserat på det berättigade intresset att skapa säkerhet och trygghet i bostadsmiljön. I de fall det blir relevant kan denna registrering också baseras på GDPR artikel 9(1)(f), inför, under eller vid försvarandet av ett eventuellt rättsanspråk. I nödsituationer kan personuppgifter samlas in och hanteras av an-ställda eller agenter vid DIS samt tredje part baserad på GDPR artikel 6(1)(d), hante-ring som är nödvändig för att skydda livsavgörande intressen för den registrerade eller en annan fysisk person.

3. Rättslig grund för insamling och hantering av personuppgifter

Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgäster namn, e-post, hemadress, telefonnummer är följande:

  • Baserat på GDPR art. 6(1)(b) hantering som är nödvändig för att följa ett kontrakt som den registrerade har ingått eller för att kunna vidta åtgärder vid den registrerades förfrågan innan kontrakt ingåtts.

När DIS samlar in personuppgifter från lokala hyresgäster för att kunna ingå kontrakt, är lokala hyresgäster förpliktigade att förse önskad information. Det är inte möjligt för DIS och lokala hyresgäster att ingå kontrakt utan denna information.

Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgäster telefonnum-mer, kön, födelsedatum, nationalitet, utbildning, tidigare internationella resor, personligt brev, datum för ansökning, bilder från säkerhetskamera och ärendelogg är följande:

  • Baserat på GDPR art. 6(1)(f), utförs datahantering som är nödvändig för att uppfylla berättigade intressen av personuppgiftsansvarige.

DIS samlar in personuppgifter direkt från lokala hyresgäster med syftet att erbjuda en säker boendemiljö och för att göra den bästa möjliga boendefördelningen för både lokala hyresgäster och DIS-studenter. Lokala hyresgäster förser DIS med personuppgifter för att kunna möta detta berättigade intresse. Lokala hyresgäster är förplik-tade att förse DIS med denna information, men har rätten att invända att deras berättigade intressen som individ väger mer än DIS berättigade intressen som en organi-sation. För att utöva denna fordran måste lokala hyresgäster kontakta DIS Datasyddsombud (dataprotectionofficer@dis.dk) och i detalj redogöra för vilket berättigade intresse vars hantering de motsätter sig, samt varför deras intresse överväger DIS i detta specifika fall.

Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgästers allvarliga allergier eller särskilda kostbehov är:

  • Baserat på GDPR art. 6(1)(a), hantering som den registrerade har gett sitt medgivande till att hantera för ett eller flera specifika syften.

När DIS samlar in dessa personuppgifter direkt från lokala hyresgäster, sker det frivilligt. De är inte förpliktigade att dela denna information med DIS. Känsliga personuppgifter hanteras endast när lokala hyresgäster delar informationen med DIS.

Den rättsliga grunden för hantering och insamling av lokala hyresgäster personnummer är följande:

  • GDPR art. 6(1)(f), hantering som där nödvändig för efterlevnad av en rättslig förpliktelse, där personuppgiftsansvarige är subjektet.

Lokala hyresgäster är förpliktigade att dela denna information med DIS på grund av detta lagkrav. Vid misslyckande att göra så, hindrar det DIS och den lokala hyresgästen från att ingå ett avtal.

4. Delande av personuppgifter till övriga personuppgiftsansvariga

Relevant personuppgifter kommer delas med följande mottagare:

  • Städföretag verksamma vid DIS boende

Den rättsliga grunden för att dela lokala hyresgäster namn, e-post, hemadress, och telefonnummer till ovanstående är följande:

  • Baserat på GDPR art. 6(1)(f), hantering som är nödvändig för det berättigade intresse som bedrivs av den personuppgiftsansvarige.

5. Överföring av personuppgifter till personuppgiftsbiträde

DIS överför personuppgifter till IT-leverantörer och DIS nordamerikanska kontor (som är en del av University of Minnesota) som hanterar och/eller lagrar personuppgifter å DIS vägnar.

6. Internationella överföringar av personuppgifter till mottagare (både personuppgiftsansvariga and personuppgiftsbiträden) utanför länder inom EU/EEA

Vi överför personuppgifter till följande mottagare som återfinns i länder utanför EU/EEA:

Överföringar av personuppgifter till ett tredje land eller en internationell organisation
Mottagarkategori:
IT-leverantörer såsom Freshservice, Sendgrid, Papertrail, Zendesk

Land:
USA

EU standardavtalsklausul- till personuppgiftsbiträden
Mottagarkategori:
DIS nordamerikanska kontor (University of Minnesota)
Land:
USA
☒ EU standardavtalsklausul- till personuppgiftsbiträden

7. Lagringsperiod

DIS lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppnå tidigare nämnda syften. DIS anonymiserar personuppgifter en gång per år, senast två år efter att hy-resavtalet upphört. Alla kvalitativa personuppgifter (så som personliga brev) raderas vid detta tillfälle. Grundläggande kontaktuppgifter lagras på fil i upp till sju år för att täcka in relevanta förordningar. Material från säkerhetskameror i DIS byggnader raderas senast trettio dagar efter att det spelas in. Kvalitativ data lagras för statistik- och forskningssyfte i anonymiserat format.

8. Dina rättigheter

Med förbehåll för villkoren i tillämplig lagstiftning som läggs ut i Dataskyddsförordningen har du följande rättigheter:

Har du följande rättigheter:

  • Rätten att begära tillgång till personuppgifter
  • Rätten att korrigera personuppgifterna
  • Rätten att radera personuppgifterna
  • Rätten till begränsning av hanteringen
  • Rätten till dataöverföring
  • Rätten att invända mot behandling av personuppgifter

Lokala hyresgäster har rätten att framföra ett klagomål till övervakande myndighet, så som danska datainspektionen eller svenska datainspektionen. Se respektive myndighets hemsida för instruktionen om hur klagomål skickas in: datatilsynet.dk, eller datainspektionen.se.

9. Kontaktinformation

Lokala hyresgäster bör kontakta DIS om de har frågor gällande dataskyddet för de-ras personuppgifter, eller om de vill utöva sina juridiska rättigheter.

Kontaktinformation till Personuppgiftsansvarig(e):

Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Tel: +45 33 11 01 44

DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206
Tel: +46 (0)10 175 13 13

DIS Properties APS
Vestergade 5
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: 37511404

Kontaktinformation till Dataskyddsombud:

E-post: dataprotectionofficer@dis.dk
Tel: +45 33 76 54 36