Version: Oktober 2023
I samband med uthyrning till lokala hyresgäster kommer Fonden DIS och DIS Stockholm AB (DIS) I rollen som personuppgiftsansvarig, att hantera och registrera personuppgifter från ovannämnda i Sverige.
1. Kategorier av personuppgifter och syfte
DIS samlar och hanterar följande typer av personuppgifter:
Icke-känsliga kategorier av personlig information såsom: Namn, e-post, kön, födelsedatum, nationalitet, adress, telefonnummer, utbildning, tidigare internationella resor, personligt brev, datum för ansökning, bilder från övervakningskameror och de fall i de fall det blir applicerbart och nödvändigt – en intern ärendelogg eller bias rapportering.
Om det blir nödvändigt för matchningsprocessen, kan personuppgifter om allvarliga allergier eller särskilda kostbehov komma att hanteras i de fall samtycke från den registrerade finns. Personnummer hanteras baserat på rättslig förpliktelse.
Syftet bakom hanteringen av dessa personuppgifter är följande:
- I strävan efter att uppnå DIS målbild, som innehåller ett åtagande att arbeta efter värdena mångfald och respekt
- Att underlätta för att skapa bästa möjliga förhållande mellan student och den lokala hyresgästen som bor med dem
- För statistisk- och forskningsändamål
- För att uppfylla tillämplig dataskyddsförordning, samt andra berättigande intressen, tex.
- Dokumentationskrav
- Efterlevnad av värdegrund samt rättsliga motiv för att hantera personuppgifter
- Upprätta, underhålla och testa tekniska och organisationella säkerhetsåtgärder
- Undersöka och rapportera misstänkta fall av överträdelser i dataskyddsförordningen
- Hantera eventuella förfrågningar och klagomål från de registrerade
- Hantera eventuella inspektioner och frågeställningar från tillsynsmyndighet
- Hantera eventuella dispyter med registrerade samt tredje part
2. Källor
Personuppgifter som samlas in från lokala hyresgäster nämns i nästan alla fall i denna sekretesspolicy. Undantaget är interna ärendeloggar. I de fall en intern ärendelogg eller bias rapportering blir aktuellt, kan informationen komma direkt från lokala hyresgästen, men också från DIS studenter eller anställda vid DIS.
3. Rättslig grund för insamling och hantering av personuppgifter
Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgäster namn, e-post, hemadress, telefonnummer är följande:
- Baserat på GDPR art. 6(1)(b) hantering som är nödvändig för att följa ett kontrakt som den registrerade har ingått eller för att kunna vidta åtgärder vid den registrerades förfrågan innan kontrakt ingåtts.
När DIS samlar in personuppgifter från lokala hyresgäster för att kunna ingå kontrakt, är lokala hyresgäster förpliktigade att förse önskad information. Det är inte möjligt för DIS och lokala hyresgäster att ingå kontrakt utan denna information.
Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgäster namn, e-post, telefonnummer, kön, födelsedatum, nationalitet, utbildning, tidigare internationella resor, personligt brev, datum för ansökning, bilder från säkerhetskamera och ärendelogg, eller intern ärendelogg eller bias rapportering, är följande:
- Baserat på GDPR art. 6(1)(f), utförs datahantering som är nödvändig för att uppfylla berättigade intressen av personuppgiftsansvarige.
DIS samlar in personuppgifter direkt från lokala hyresgäster med syftet att rekrytera lokala hyresgäster genom nyhetsbrev, att erbjuda en säker boendemiljö och för att göra den bästa möjliga boendefördelningen för både lokala hyresgäster och DIS-studenter. Lokala hyresgäster förser DIS med personuppgifter för att kunna möta detta berättigade intresse. Lokala hyresgäster är förpliktade att förse DIS med denna information, men har rätten att invända att deras berättigade intressen som individ väger mer än DIS berättigade intressen som en organisation. Lokala hyresgäster har samma skyldigheter och rättigheter när det gäller interna ärenden och bias-rapporteringsdetaljer, om tillämpligt. I sådana fall fullföljer DIS sina berättigade intressen att föra ett internt register när det behövs för att upprätthålla kvaliteten och konsistensen i tjänsten och för att på bästa sätt fullfölja avtalet med bostadsbefolkningen, och till DIS-studenterna som de bor med, och DIS-uppdraget i alla dess delar.
För att utöva denna fordran måste lokala hyresgäster kontakta DIS Datasyddsombud (dataprotectionofficer@dis.dk) och i detalj redogöra för vilket berättigade intresse vars hantering de motsätter sig, samt varför deras intresse överväger DIS i detta specifika fall. Lokala hyresgäster kan direkt invända mot bearbetning av nyhetsbrev genom att klicka på Avsluta prenumeration.
Den rättsliga grunden för insamling och hantering av lokala hyresgästers allvarliga allergier eller särskilda kostbehov är:
- Baserat på GDPR art. 6(1)(a), hantering som den registrerade har gett sitt medgivande till att hantera för ett eller flera specifika syften.
När DIS samlar in dessa personuppgifter direkt från lokala hyresgäster, sker det frivilligt. De är inte förpliktigade att dela denna information med DIS. Känsliga personuppgifter hanteras endast när lokala hyresgäster delar informationen med DIS.
Den rättsliga grunden för hantering och insamling av lokala hyresgäster personnummer är följande:
- GDPR art. 6(1)(f), hantering som där nödvändig för efterlevnad av en rättslig förpliktelse, där personuppgiftsansvarige är subjektet.
Lokala hyresgäster är förpliktigade att dela denna information med DIS på grund av detta lagkrav. Vid misslyckande att göra så, hindrar det DIS och den lokala hyresgästen från att ingå ett avtal.
4. Delande av personuppgifter till övriga personuppgiftsansvariga
Relevant personuppgifter kommer delas med följande mottagare:
- Städföretag verksamma vid DIS boende
Den rättsliga grunden för att dela lokala hyresgäster namn, e-post, hemadress, och telefonnummer till ovanstående är följande:
- Baserat på GDPR art. 6(1)(f), hantering som är nödvändig för det berättigade intresse som bedrivs av den personuppgiftsansvarige.
5. Överföring av personuppgifter till personuppgiftsbiträde
DIS överför personuppgifter till IT-leverantörer och DIS nordamerikanska kontor (som är en del av University of Minnesota) som hanterar och/eller lagrar personuppgifter å DIS vägnar.
6. Internationella överföringar av personuppgifter till mottagare (både personuppgiftsansvariga and personuppgiftsbiträden) utanför länder inom EU/EEA
Vi överför personuppgifter till följande mottagare som återfinns i länder utanför EU/EEA:
| Överföringar av personuppgifter till ett tredje land eller en internationell organisation | |
| Mottagarkategori: IT-leverantörer såsom Mailchimp, Sendgrid, Papertrail, Freshworks Land: USA |
EU standardavtalsklausul- till personuppgiftsbiträden |
| Mottagarkategori: DIS nordamerikanska kontor (University of Minnesota) Land: USA |
☒ EU standardavtalsklausul- till personuppgiftsbiträden |
EU-standardavtalsklausuler som överföringsgrund innebär att DIS och de andra organisationerna har gått med på ytterligare avtalsspråk från EU, vilket skyddar de juridiska rättigheter lokala hyresgäster har som registrerad, även om lokala hyresgäster personuppgifter delas utanför EU. Lokala hyresgäster har rätt att få en kopia av dessa klausuler, vilket kan utövas genom att kontakta dataprotectionofficer@dis.dk.
7. Lagringsperiod
DIS lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppnå tidigare nämnda syften. DIS anonymiserar personuppgifter en gång per år, senast två år efter att hy-resavtalet upphört. Alla kvalitativa personuppgifter (så som personliga brev) raderas vid detta tillfälle. Grundläggande kontaktuppgifter lagras på fil i upp till sju år för att täcka in relevanta förordningar. Material från säkerhetskameror i DIS byggnader raderas senast trettio dagar efter att det spelas in. Kvalitativ data lagras för statistik- och forskningssyfte i anonymiserat format.
8. Dina rättigheter
Med förbehåll för villkoren i tillämplig lagstiftning som läggs ut i Dataskyddsförordningen har du följande rättigheter:
- Rätten att begära tillgång till personuppgifter
- Rätten att korrigera personuppgifterna
- Rätten att radera personuppgifterna
- Rätten till begränsning av hanteringen
- Rätten till dataöverföring
- Rätten att invända mot behandling av personuppgifter
Lokala hyresgäster har rätten att framföra ett klagomål till övervakande myndighet, så som svenska datainspektionen. Se myndighets hemsida för instruktionen om hur klagomål skickas in imy.se.
9. Kontaktinformation
Lokala hyresgäster bör kontakta DIS om de har frågor gällande dataskyddet för de-ras personuppgifter, eller om de vill utöva sina juridiska rättigheter.
Kontaktinformation till Personuppgiftsansvarig(e):
Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Tel: +45 33 11 01 44
DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206
Tel: +46 (0)10 175 13 13
Kontaktinformation till Dataskyddsombud:
E-post: dataprotectionofficer@dis.dk
Tel: +45 33 76 54 36